Personel İşe Alım Süreçlerinde Dikkat Edilmesi Gereken Hukuki, KVKK ve Özlük Süreçleri

İşe alım süreci yalnızca doğru adayı bulmakla sınırlı değildir. İşverenler açısından hukuki uyum, KVKK kapsamında kişisel verilerin korunması ve özlük dosyasının doğru şekilde oluşturulması hayati öneme sahiptir. Bu yazıda, Türkiye’de geçerli mevzuat çerçevesinde personel işe alımında dikkat edilmesi gereken tüm aşamaları adım adım ele alıyoruz.

1. İşe Alım Sürecinin Hukuki Çerçevesi

1.1. Eşit Davranma ve Ayrımcılık Yasağı

İşe alım sürecinde işveren;

• Dil, ırk, cinsiyet, yaş, medeni hâl, hamilelik, engellilik gibi nedenlerle ayrımcılık yapamaz.
• İş Kanunu m.5 kapsamında eşit davranma ilkesine uymakla yükümlüdür.

Ayrımcı sorular (evlilik planı, çocuk sayısı, siyasi görüş vb.) hukuka aykırıdır ve tazminat riskine yol açabilir.

1.2. İş Görüşmelerinde Sorulabilecek / Sorulamayan Sorular

Sorulabilir:

• Mesleki deneyim, eğitim durumu, teknik yeterlilik
• Pozisyonla doğrudan ilgili beceriler

Sorulmamalı:

• Sağlık bilgileri (zorunlu değilse)
• Gebelik planı
• Din, mezhep, siyasi görüş

2. KVKK Kapsamında İşe Alım Süreci

2.1. Aday Verileri Kişisel Veridir

Özgeçmiş (CV), referans bilgileri, fotoğraf, iletişim bilgileri ve mülakat notları kişisel veri niteliğindedir.

2.2. Aydınlatma Yükümlülüğü

Adaylara;

• Verilerinin hangi amaçla işlendiği
• Ne kadar süre saklanacağı
• Kimlere aktarılabileceği
• Haklarının neler olduğu

konularında KVKK Aydınlatma Metni sunulmalıdır.

2.3. Açık Rıza Gerektiren Haller

Aşağıdaki durumlarda açık rıza alınmalıdır:

• CV’lerin ilerideki pozisyonlar için saklanması
• Referans araştırması yapılması
• Sağlık verisi işlenmesi

Not: Açık rıza, işe alımın ön şartı hâline getirilemez.

2.4. Aday Verilerinin Saklama Süresi

• İşe alınmayan adayların verileri makul süre sonunda silinmeli / anonimleştirilmelidir.
• İşe alınan adayların verileri özlük dosyasına aktarılır.

3. İşe Giriş Öncesi Zorunlu Hukuki İşlemler

3.1. İş Sözleşmesinin Hazırlanması

İşe başlamadan önce;

• Yazılı iş sözleşmesi yapılmalı
• Ücret, çalışma süresi, fazla mesai, gizlilik, rekabet yasağı gibi hususlar açıkça düzenlenmelidir.

3.2. SGK İşe Giriş Bildirgesi

• Çalışan işe başlamadan en geç bir gün önce SGK’ya bildirilmelidir.
• Aksi hâlde idari para cezası uygulanır.

3.3. İş Sağlığı ve Güvenliği Yükümlülükleri

• İşe giriş sağlık raporu
• İSG eğitimi
• Risk değerlendirmesi kapsamına alma

4. Özlük Dosyası Oluşturma Süreci

4.1. Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

• Kimlik fotokopisi
• İkametgâh belgesi
• Diploma / sertifikalar
• İş sözleşmesi
• SGK işe giriş bildirgesi
• Sağlık raporu
• KVKK aydınlatma ve açık rıza metinleri

4.2. Özlük Dosyasının Saklanması

• Fiziki veya dijital ortamda saklanabilir
• Yetkisiz erişime karşı korunmalıdır
• İşten ayrılış sonrası en az 10 yıl saklanması önerilir

5. Sık Yapılan Hatalar ve Riskler

• KVKK metni olmadan CV toplamak
• SGK bildirgesini geç yapmak
• Yazılı sözleşme olmadan çalıştırmak
• Özlük dosyasını eksik tutmak

Bu hatalar ciddi idari para cezaları ve iş davalarına yol açabilir.

6. İşverenler İçin Kontrol Listesi

✅ Adaylara KVKK aydınlatma metni sunuldu mu?

✅ Açık rıza gereken haller belirlendi mi?

✅ İş sözleşmesi yazılı ve güncel mi?

✅ SGK bildirimi zamanında yapıldı mı?

✅ Özlük dosyası eksiksiz mi?

Sonuç

Personel işe alım süreci; hukuk, KVKK ve özlük yönetimi açısından bütüncül bir yaklaşımla ele alınmalıdır. Doğru yapılandırılmış bir süreç, hem işverenin risklerini azaltır hem de kurumsal itibarı güçlendirir.

İyi yönetilen bir işe alım süreci, ileride yaşanabilecek hukuki sorunların önüne geçmenin en etkili yoludur.