işçi özlük dosyası nasıl hazırlanır dosyada neler olmalı örnek sözleşmeler ve nelere dikkat edilmeli ?

1. İşçi Özlük Dosyası Nedir?

İşçi özlük dosyası, bir çalışanın işe girişinden başlayarak iş sözleşmesi, bordrolar, izinler ve diğer işverenle ilişkili tüm belgelerin saklandığı dosyadır. İş Kanunu’na göre işverenin bu dosyayı eksiksiz tutması zorunludur.

2. Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

A. İşe Başlama Belgeleri

• İş Başvuru Formu / CV (isteğe bağlı)
• Kimlik Fotokopisi
• İkametgah Belgesi (gerekirse)
• Adli Sicil Kaydı (gerekirse pozisyona bağlı)
• Askerlik Durum Belgesi (erkek çalışanlar için)
• Sağlık Raporu (bazı pozisyonlarda zorunlu)
• Vesikalık Fotoğraf (isteğe bağlı)

B. İş Sözleşmesi ve İlgili Belgeler

• İş Sözleşmesi (belirli veya belirsiz süreli)
• Ek Protokoller veya Ek Sözleşmeler (vardiya, prim, gizlilik vb.)
• Deneme Süresi Yazısı (varsa)
• Çalışma Koşulları Bildirimi

⚠️ Dikkat: İş Kanunu’na göre yazılı iş sözleşmesi olmadan çalışan işçi işe başlasa da işverenin hak ve yükümlülükleri devam eder.

C. Bordro ve Ödemeler

• Maaş bordroları (aylık)
• Fazla mesai bordroları
• Prim, ikramiye ve diğer ödemelerin belgeleri
• SGK bildirgeleri ve işe giriş/çıkış belgeleri (e-Devlet çıktısı da kabul edilir)

D. İzin ve Devamsızlık Belgeleri

• Yıllık izin talepleri ve onayları
• Raporlar ve sağlık izinleri
• Mazeret izinleri
• Disiplin veya uyarı yazıları (varsa)

E. İşten Ayrılma Belgeleri

• İşten ayrılma/çıkarma dilekçesi
• İşten ayrılış onayı
• Kıdem ve ihbar tazminatı hesapları
• İşe çıkış bildirgesi (SGK çıkış bildirgesi)

3. Dosya Düzeni ve Saklama

1. Dosya kişiye özel olmalı ve kapak üzerinde çalışanın adı-soyadı ve işe giriş tarihi yazılmalı.
2. Belgeler kronolojik sırayla yerleştirilmeli (en eski belge en üste).
3. Özlük dosyası kilitli bir dolapta saklanmalı, sadece yetkili kişiler erişebilmeli.
4. İşçi işten ayrıldıktan sonra dosya en az 10 yıl saklanmalıdır (vergisel ve yasal sorumluluklar için).

4. Örnek Sözleşmeler ve Formlar

• Belirsiz Süreli İş Sözleşmesi Örneği
• Belirli Süreli İş Sözleşmesi Örneği
• Deneme Süresi Sözleşmesi Örneği
• Gizlilik veya Rekabet Yasağı Protokolü
• Yıllık İzin Talep Formu

5. Nelere Dikkat Edilmeli?

• İş sözleşmesi yazılı ve imzalı olmalı.
• Çalışma süreleri ve maaş Kanuna uygun yazılmalı.
• Özlük dosyasındaki bilgiler gizli ve güvenli olmalı.
• İşten ayrılan çalışan dosyası zamanında kapatılmalı ve ilgili belgeler saklanmalı.
• SGK, bordro ve vergi belgeleri eksiksiz olmalı; aksi takdirde ceza riski vardır.