Personel İşe Alım Süreçlerinde Dikkat Edilmesi Gereken Hukuki, KVKK ve Özlük Süreçleri

İşe alım süreci yalnızca doğru adayı bulmakla sınırlı değildir. İşverenler açısından hukuki uyum, KVKK kapsamında kişisel verilerin korunması ve özlük dosyasının doğru şekilde oluşturulması hayati öneme sahiptir. Bu yazıda, Türkiye’de geçerli mevzuat çerçevesinde personel işe alımında dikkat edilmesi gereken tüm aşamaları adım adım ele alıyoruz.

1. İşe Alım Sürecinin Hukuki Çerçevesi

1.1. Eşit Davranma ve Ayrımcılık Yasağı

İşe alım sürecinde işveren;

• Dil, ırk, cinsiyet, yaş, medeni hâl, hamilelik, engellilik gibi nedenlerle ayrımcılık yapamaz.
• İş Kanunu m.5 kapsamında eşit davranma ilkesine uymakla yükümlüdür.

Ayrımcı sorular (evlilik planı, çocuk sayısı, siyasi görüş vb.) hukuka aykırıdır ve tazminat riskine yol açabilir.

1.2. İş Görüşmelerinde Sorulabilecek / Sorulamayan Sorular

Sorulabilir:

• Mesleki deneyim, eğitim durumu, teknik yeterlilik
• Pozisyonla doğrudan ilgili beceriler

Sorulmamalı:

• Sağlık bilgileri (zorunlu değilse)
• Gebelik planı
• Din, mezhep, siyasi görüş

2. KVKK Kapsamında İşe Alım Süreci

2.1. Aday Verileri Kişisel Veridir

Özgeçmiş (CV), referans bilgileri, fotoğraf, iletişim bilgileri ve mülakat notları kişisel veri niteliğindedir.

2.2. Aydınlatma Yükümlülüğü

Adaylara;

• Verilerinin hangi amaçla işlendiği
• Ne kadar süre saklanacağı
• Kimlere aktarılabileceği
• Haklarının neler olduğu

konularında KVKK Aydınlatma Metni sunulmalıdır.

2.3. Açık Rıza Gerektiren Haller

Aşağıdaki durumlarda açık rıza alınmalıdır:

• CV’lerin ilerideki pozisyonlar için saklanması
• Referans araştırması yapılması
• Sağlık verisi işlenmesi

Not: Açık rıza, işe alımın ön şartı hâline getirilemez.

2.4. Aday Verilerinin Saklama Süresi

• İşe alınmayan adayların verileri makul süre sonunda silinmeli / anonimleştirilmelidir.
• İşe alınan adayların verileri özlük dosyasına aktarılır.

3. İşe Giriş Öncesi Zorunlu Hukuki İşlemler

3.1. İş Sözleşmesinin Hazırlanması

İşe başlamadan önce;

• Yazılı iş sözleşmesi yapılmalı
• Ücret, çalışma süresi, fazla mesai, gizlilik, rekabet yasağı gibi hususlar açıkça düzenlenmelidir.

3.2. SGK İşe Giriş Bildirgesi

• Çalışan işe başlamadan en geç bir gün önce SGK’ya bildirilmelidir.
• Aksi hâlde idari para cezası uygulanır.

3.3. İş Sağlığı ve Güvenliği Yükümlülükleri

• İşe giriş sağlık raporu
• İSG eğitimi
• Risk değerlendirmesi kapsamına alma

4. Özlük Dosyası Oluşturma Süreci

4.1. Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

• Kimlik fotokopisi
• İkametgâh belgesi
• Diploma / sertifikalar
• İş sözleşmesi
• SGK işe giriş bildirgesi
• Sağlık raporu
• KVKK aydınlatma ve açık rıza metinleri

4.2. Özlük Dosyasının Saklanması

• Fiziki veya dijital ortamda saklanabilir
• Yetkisiz erişime karşı korunmalıdır
• İşten ayrılış sonrası en az 10 yıl saklanması önerilir

5. Sık Yapılan Hatalar ve Riskler

• KVKK metni olmadan CV toplamak
• SGK bildirgesini geç yapmak
• Yazılı sözleşme olmadan çalıştırmak
• Özlük dosyasını eksik tutmak

Bu hatalar ciddi idari para cezaları ve iş davalarına yol açabilir.

6. İşverenler İçin Kontrol Listesi

✅ Adaylara KVKK aydınlatma metni sunuldu mu?

✅ Açık rıza gereken haller belirlendi mi?

✅ İş sözleşmesi yazılı ve güncel mi?

✅ SGK bildirimi zamanında yapıldı mı?

✅ Özlük dosyası eksiksiz mi?

7. Sanal Ofis ve İşveren Hizmetleri ile Uyumlu İşe Alım Süreci

Personel işe alımında hukuki ve KVKK uyumunun en kritik unsurlarından biri doğru ve güvenilir işyeri adresi ile süreçlerin tek merkezden yönetilmesidir. Bu noktada sanal ofis ve işveren destek hizmetleri, özellikle yeni kurulan ve büyüyen işletmeler için önemli avantajlar sunar.

7.1. Sanal Ofisin İşe Alım Sürecine Katkıları

Sanal ofis kullanımı;

• SGK, vergi dairesi ve resmi kurumlar nezdinde yasal ve denetlenebilir adres sağlar.
• İşe giriş bildirgeleri, tebligatlar ve resmi yazışmaların düzenli şekilde alınmasını garanti eder.
• Ev adresi veya üçüncü kişi adresi kullanımından kaynaklanan hukuki riskleri ortadan kaldırır.

7.2. İşverenler İçin Operasyonel Avantajlar

Sanal ofis ve işveren destek hizmetleri sayesinde:

• Personel işe giriş – çıkış süreçleri profesyonelce yönetilir.
• Özlük dosyaları düzenli ve KVKK uyumlu şekilde tutulur.
• Tebligat, SGK yazışmaları ve resmi bildirimler zamanında iletilir.
• İşveren, asıl faaliyet konusuna odaklanırken idari yük azalır.

7.3. Kimler İçin İdeal?

• Yeni şirket kuran girişimciler
• Home ofis çalışan işletmeler
• Serbest meslek mensupları (SMMM, avukat, danışmanlar)
• Şube açmadan personel istihdam etmek isteyen firmalar

8. İşverenler İçin Mini Kontrol Listesi (Satış Odaklı)

✅ Yasal işyeri adresiniz SGK ve vergi açısından sorunsuz mu?

✅ İşe alımda KVKK ve özlük süreçlerini profesyonel destekle mi yönetiyorsunuz?

✅ Tebligat ve resmi yazışmaların kaçırılma riski var mı?

✅ Personel işlemleri nedeniyle zaman ve maliyet kaybı yaşıyor musunuz?

Eğer bu sorulardan en az birine “evet” diyorsanız, sanal ofis ve işveren destek hizmetleri sizin için doğru çözüm olabilir.

Sonuç ve Çağrı

Personel işe alım süreçlerinde hukuki uyum, KVKK güvenliği ve özlük yönetimi; doğru altyapı olmadan sürdürülebilir değildir. Sanal ofis ve işveren destek hizmetleri, yalnızca bir adres değil; riskleri azaltan, düzen sağlayan ve işvereni koruyan stratejik bir çözümdür.

İşe alım süreçlerinizi güvenli, düzenli ve mevzuata tam uyumlu şekilde yönetmek için sanal ofis ve işveren hizmetlerinden yararlanarak işletmenizi bir adım öne taşıyabilirsiniz.